POLITICA ANTI-MITA

DATANET SYSTEMS defineste si garanteaza un standard ridicat de etica si integritate, prin crearea si adoptarea acestei politici anti-mita, prin respectarea atat de catre toti angajatii Datanet Systems precum si de catre partenerii de afaceri ai acesteia, a unor principii de impartialitate, competenta, responsabilitate, deschidere, si confidentialitate. Prezenta Politica se aplica atat Datanet Systems in ansamblul sau, cat și fiecarui afiliat al Datanet.

Prin aceasta Politica anti-mita, top managementul:

• isi asuma angajamentul ferm al companiei in vederea prevenirii si combaterii mitei. Datanet Systems nu tolereaza nici un tip de mita sub orice forma sau mod, directa sau indirecta. Astfel, toti angajatii si partenerii de afaceri Datanet Systems trebuie sa adopte o conduita etica ireprosabila in afaceri si sa aibe un comportament care sa nu genereze dependente personale sau obligatii personale ce pot conduce la fapte de coruptie, respectiv mituire.
• asigura responsabilizarea tuturor angajatilor companiei pentru propriile fapte in legatura cu mita, in functie de rolul pe care il ocupa in companie.
• asigura conformarea cu legislatia anti-mita aplicabila companiei. Toti angajatii, si partenerii de afaceri Datanet Systems se angajeaza sa respecte legile si regulamentele in vigoare ale statului in care compania isi desfasoara activitatea. Nicio relatie comerciala nu va fi inceputa sau continuata cu o persoana care nu respecta acest principiu.
• incurajeaza si sprijina buna – credinta in sesizarea oricaror aspecte legate de posibile fapte de mituire.

Incalcarile acestor principii pot duce la consecinte disciplinare pentru angajatii care nu respecta aceasta politica, inclusiv la rezilierea contractului de munca.

Termeni si definitii
Potrivit prezentei Politici, termenii si expresiile utilizate in cuprinsul prezentului document vor avea intelesul prezentat mai jos:

• Politica anti-mita desemneaza prezentul document, care contine regulile, principiile, directiile adoptate de Datanet Systems in privinta combaterii oricarei forme de mituire, ca modalitate de savarsire a infractiunilor de coruptie;
• Mituire desemneaza promiterea, oferirea, darea, pretinderea, primirea, acceptarea sau solicitarea de bani ori de alte foloase necuvenite de orice valoare (care ar putea fi financiare sau nefinanciare) sau acceptarea promisiuni de astfel de foloase, direct sau indirect si independent de locatie (locatii), in legatura cu indeplinirea, neindeplinirea, urgentarea ori intarzierea indeplinirii unui act ce intra in indatoririle de serviciu sau in legatura cu indeplinirea unui act contrar acestor indatoriri, de catre un functionar public sau privat;
• Afiliat: Prin ”afiliat” se ințelege o persoana care:
  • controleaza Compania;
  • este controlată de Companie;
  • se află sub control comun cu Compania. In acest context: ”persoana” poate fi o persoana fizica, o corporatie, o societate cu raspundere limitata, o asociatie sau orice alta entitate juridica; ”control” se refera la puterea de a dirija sau influența gestionarea si politicile unei persoane, direct sau indirect, fie prin exercitarea dreptului de vot (i.e. deținerea a mai mult de 50% din părțile sociale/acțiunile ale persoanei respective), fie prin contract, fie prin alte mijloace.
• Activitati de instigare desemneaza acele activitati ce presupun efectuarea unei activitati concrete de determinare, cum ar fi, dar fara a se limita, la sfaturi, indemnuri, rugaminti sau insinuari, constrangerea, coruperea (promisiuni de daruri sau alte foloase) unui persoane pentru ca aceasta sa savarseasca o fapta de mituire;
• Parte interesata / parti interesate desemneaza orice persoana sau organizatie, care poate afecta, poate fi afectata de, sau se poate percepe ea insasi ca fiind afectata de o decizie sau activitate. In sensul prezentei Politici, prin parti interesate se inteleg: asociatii, angajatii, tertii care actioneaza in numele companiei, partenerii de afaceri, clientii, furnizorii, precum si orice alta organizatie si/sau fizica cu care societatea intra in raporturi juridice;
• Partenerii de afaceri desemneaza toti partenerii, furnizorii, subcontractorii, consultanții și experții externi, distribuitorii, parteneri in proiecte comune (joint ventures), ONG-uri, fundații, sponsori sau entități implicate in activităti filantropice cu compania.
• Client desemneaza orice persoana fizica sau juridica de drept public sau privat, care este beneficiar al produselor/ serviciilor comercializate de Datanet Systems;
• Functie de conformare anti-mita desemneaza persoana cu responsabilitate si autoritate pentru functionarea sistemului de management anti-mita;
• Angajatii desemneaza salariatii DATANET SYSTEMS directori, manageri, sefi de echipe, angajati pe durata nedeterminata, angajati sau lucratori temporari, precum si orice alti colaboratori, persoane fizice, ai companiei;
• Partener de afaceri desemneaza partea externa cu care organizatia are sau intentioneaza sa stabileasca o anumita forma de relatie de afaceri. Notiunea de partener de afaceri include, dar fara a se limita la, furnizori, distribuitori, clienti/beneficiari, furnizori de functii si procese externalizate, contractanti, consultanti, subcontractori, consilieri, agenti, reprezentanti, intermediari, investitori, precum si orice persoana fizica sau juridica sau grup ori asociere de astfel de persoane, inclusiv orice asociere temporara formata intre doua ori mai multe dintre aceste entitati care se asociaza cu DATANET SYSTEMS in vederea furnizarii unor produse/servicii intr-o procedura de licitatie publica sau privata;
• Persoana publica oficiala desemneaza, dar fara a se limita, o persoana care exercita o functie executiva, legislativa, administrativa sau judiciara, printr-o numire, alegere sau precum si orice persoana care exercita o functie publica, inclusiv in cadrul unei institutii publice sau altor persoane juridice care administreaza sau exploateaza bunurile proprietate publica ori al altui operator economic sau al unei persoane juridice cu capital integral sau majoritar de stat, precum si orice reprezentant sau agent al unei organizatii publice nationale sau internationale sau orice candidat la o functie publica;
• Terta parte desemneaza orice persoana sau organism care este independenta de organizatie, dar care actioneaza in numele, in contul sau in interesul companiei (e.g. avocati, consultanti, mandatari, membri ai unei asocieri constituite potrivit art.3 alin. (1) lit. jj) din Legea nr. 98/2016, subcontractori etc.);
• Destinatari desemneaza partile interesate, si anume personalul DATANET SYSTEMS, partenerii de afaceri ai companiei, precum si orice alta terta parte care este implicata sau are legatura cu desfasurarea activitatii comerciale a societatii;
• Investigare preventiva rezonabila desemneaza acel proces prin care se evalueaza in detaliu natura si amploarea riscului de mituire si prin care compania este ajutata sa ia deciziile referitoare la tranzactii, proiecte, activitati specifice, parteneri de afaceri specifici si personal specific;
• Plata de facilitare desemneaza plata ilegala sau neoficiala a unei sume de bani ca rasplata pentru servicii pe care platitorul are dreptul legal sa le primeasca fara o astfel de plata, fiind o forma de mituire.

OBIECTIVELE POLITICII ANTI-MITA

Prioritatile companiei sunt transpuse in obiective generale ale politicii anti-mita a DATANET SYSTEMS:

• cresterea prestigiului firmei si increderii in aceasta – prin seriozitate, competenta si etica in prestarea serviciilor si realizarea produselor;
• cresterea satisfactiei clientilor – prin implicarea activa a top managementului in vederea crearii si mentinerii unui climat propice dezvoltarii unor relatii bazate pe etica in afacere, corectitudine, impartialitate, libera concurenta;
• dezvoltarea si implementarea unui sistem de management antimita conform cu standardul ISO 37001;
• imbunatatirea continua a personalului – prin organizarea de programe de instruiri cu toti angajatii companiei;
• numirea unui responsabil de conformare anti-mita;
• numirea unui organism de guvernare;
• preventia, detectarea si/sau combaterea riscurilor de mituire, de la cele mai incipiente faze posibile;
• crearea unui sistem de raportare si verificare a sesizarilor privind incalcarea sistemului de management anti-mita;
• asigurarea respectării legislației naționale și internaționale aplicabile privind prevenirea și combaterea corupției.

PRINCIPIILE POLITICII ANTI-MITA

Pentru indeplinirea acestor deziderate, fiecare angajat al DATANET SYSTEMS trebuie sa fie pe deplin constient de responsabilitatea personala fata de fapte in legatura cu mita indiferent de rolul pe care il ocupa in companie.

In acest sens, ne ghidam după urmatoarele principii fundamentale:

• respectarea principiilor Pactului mondial al intreprinderilor (Global Compact) al Organizatiei Natiunilor Unite si a celor „Zece principii” universal acceptate in domeniile drepturilor omului, muncii, mediului si anti-coruptiei;

• respectarea principiilor Legii privind Practicile Corupte Straine din Statele Unite ale Americii (U.S. Foreign Corrupt Practices Act) si Legii Anticoruptie din Regatul Unit (UK Bribery Act);
• informarea tuturor partilor interesate asupra angajamentul DATANET SYSTEMS in lupta impotriva faptelor de mituire bazata pe respingerea oricarui act de coruptie, in toate formele sale directe si indirecte, atat in sectorul public, cat si in sectorul privat, prin constientizarea, responsabilizarea si asumarea obligatiei de a respecta toate legile, inclusiv cele anticoruptie;
• implicarea activa a top managementului companiei in vederea crearii si mentinerii unui climat propice dezvoltarii unor relatii bazate pe onestitate, etica in afaceri,
• corectitudine, impartialitate, profesionalism, libera concurenta, cu interzicerea oricaror fapte/acte de coruptie, atat in interiorul societatii, cat si in raport cu partenerii de afaceri; constientizarea si responsabilizarea tuturor angajatilor in ceea ce priveste faptele in legatura cu mita, indiferent de rolul pe care il ocupa in cadrul companiei
• alocarea resurselor umane si financiare necesare pentru indeplinirea cerintelor
• sistemului de management anti-mita; interzicerea in mod expres a oricarei forme de instigare, solicitare, incurajare sau sprijin pentru oferirea, promisiunea, acceptarea sau solicitarea de mită sau alte avantaje necuvenite. Este strict interzis ca orice angajat, colaborator sau reprezentant al organizației sa:
• incurajeze sau influenteze pe altcineva, direct sau indirect, sa comita un act de coruptie;
• sugereze sau propuna oferirea de mita, beneficii sau foloase necuvenite in scopul obtinerii unui avantaj comercial, personal sau profesional;
• faciliteze actiuni care pot constitui mita, inclusiv prin presiuni psihologice, promisiuni de recompense sau amenintari;
• cunoasca si sa tolereze acte de corupție instigate de alți angajați sau terti fara a le raporta autoritatillor interne competente.
• toti angajatii au obligatia de a raporta orice suspiciune rezonabila privind instigarea la mita, folosind canalele interne dedicate, asigurându-se astfel ca integritatea organizatiei este protejata.
• monitorizarea permanenta a Sistemului de management anti-mita al companiei si intreprinderea unor masuri necesare atunci cand rezultatele nu sunt conform asteptarilor;
• toleranta zero pentru situatiile susceptibile de a pune compania in pozitia de a incalca legile anti-coruptie si celelalte reglementari aplicabile in vigoare.

Tuturor angajatilor le revine obligatia de serviciu de a-si insusi si a aplica fara nici o derogare prevederile acestei politici si de a respecta principiile care ne guverneaza in afaceri.

Resurse Umane

Procesul de selectie si de recrutare respecta principiile generale care guverneaza legislatia muncii, respectiv principiile nediscriminarii, egalitatii de tratament, impartialitatii, autonomiei si evaluarii independente, care garanteaza ca decizia finala are ca rezultat selectarea persoanelor celor mai calificate pentru a detine pozitia respectiva.

Procesul de angajare este gestionat cu respectarea procedurilor interne specifice Datanet Systems. In conformitate cu prevederile procedurilor, candidatii trebuie sa declare:

• orice relatie pe care o au cu persoane publice oficiale;
• daca exista actiuni judiciare incepute sau finalizate impotriva lor, inclusiv hotarari judecatoresti definitive;
• orice actiune penala in care sunt implicati, si calitatea lor in aceasta.

Pentru intregul sau personal, dar si pentru personalul care urmeaza sa fie angajat, compania impune urmatoarele reguli:

• personalul existent trebuie sa se conformeze la prezenta Politica si la sistemul de management anti-mita in integralitatea lui;
• conformarea la Politica si la sistemul de management anti-mita reprezinta o conditie obligatorie de angajare pentru noul personal. In acest sens, in faza de recrutare, candidatul va fi instiintat despre prezenta Politica, iar la semnarea contractului individual de munca, va semna si Declaratia de conformare la Politica Anti-Mita a Datanet Systems;
• in procesul de onbording, personalul primeste un exemplar al prezentei Politici si beneficiaza de instruire detaliata referitoare la continutul acesteia;
• personalul existent si candidatii pentru ocuparea posturilor vacante vor fi instiintati cu privire la faptul ca, potrivit prezentei Politici, faptele de neconformare la sistemul de management anti-mita si la prezentul document, sunt considerate abateri disciplinare grave si pot fi sanctionate cu desfacerea disciplinara a contractului individual de munca;

Personalul nu va fi supus represaliilor, sau oricarei actiuni de discriminare sau actiunilor disciplinare (e.g. amenintari, izolare, retrogradare, intarzierea promovarii, transfer, concediere, intimidare, victimizare si alte forme de hartuire) pentru:

• refuzul de a lua parte la sau respingerea oricarei activitati despre care a considerat in mod rezonabil ca reprezinta un risc de mituire mai mare decat cel considerat ca fiind scazut, care nu a fost diminuat de organizatie;
• formularea de ingrijorari sau raportarea, cu buna-credinta sau din motive rezonabile si cu respectarea principiului responsabilitatii, a unor fapte reale sau suspectate de mituire sau incalcarea politicii anti-mita sau a sistemului de management anti-mita (cu exceptia cazului in care persoana a participat la incalcarea sistemului).

Personalul Datanet Systems trebuie sa instiinteze compania de indata ce are cunostinta despre orice ancheta si/sau investigatie penala (aflata in faza de cercetare penala sau in faza de cercetare judecatoreasca) in care sunt implicati, daca aceasta vizeaza fapte de coruptie sau fapte asimilate coruptiei sau orice infractiune care vizeaza deturnarea licitatiilor publice, abuz in serviciu, delapidare, conflict de interese sau folosirea functiei pentru favorizarea unor persoane.

Conflictul de interese

In acceptiunea prezentei Politici, exista un conflict de interese atunci cand un  angajat sau o persoana care actioneaza in numele Datanet Systems este imputernicita sa ia o decizie sau participa la luarea unei decizii de catre companie, decizie in privinta careia are un interes privat, putand obtine, direct sau indirect, pentru sine, pentru sotul sau, pentru o ruda sau un afin, sau pentru o persoana juridica in care are calitatea de asociat, actionar sau pe care o controleaza, un folos patrimonial sau de orice alta natura.

De asemenea, in acceptiunea prezentei Politici, exista un conflict de interese ori de cate ori intre personalul DATANET SYSTEMS, terti si partenerii sai de afaceri exista una dintre urmatoarele situatii:

• clientii sau unul dintre reprezentantii acestora cu putere de decizie privind achizitionarea produselor comercializate de Companie, precum si sotul/sotia, rudele ori afinii pana la gradul al II-lea inclusiv, detin parti sociale, actiuni sau alte interese in cadrul Datanet Systems;
• angajat al DATANET SYSTEMS sau o persoană apropiată acestuia (soț/soție, rude sau afini până la gradul al II-lea inclusiv) deține participații (părți sociale, acțiuni sau alte interese economice) într-o companie client, intrucat aceasta relatie poate influenta deciziile profesionale ale angajatului in favoarea interesului personal sau familial.

In cazul iminentei unui conflict de interese, persoana in cauza trebuie sa raporteze imediat catre Responsabilul de Conformare Anti-Mita si sa se abtina de la luarea sau participarea la luarea deciziei respective. De asemenea, persoana aflata in conflict de interese va incerca, in masura in care este posibil, sa faca tot ce poate pentru inlaturarea situatiei.

In cazul functiilor identificate ca fiind sensibile, persoanele care le ocupa vor da, la intervale rezonabile, o declaratie privind evitarea conflictului de interese.

Angajatii Datanet Systems sunt asteptati sa actioneze intotdeauna in interesul companiei si sa dezvaluie orice conflicte de interese actuale sau potentiale

Angajatii Datanet Systems trebuie sa respecte, de asemenea, urmatoarele reguli:

Cadouri: Divertismentul si cadourile – indiferent daca sunt oferite sau primite – trebuie sa fie adecvate pentru natura relatiei de afaceri, oferite/primite deschis, limitate ca valoare, pentru un scop de afaceri, bine documentate, inregistrate corect si rezonabile.

Angajatii Datanet Systems pot oferi sau primi cadouri sau servicii de afaceri doar in anumite circumstante si cu aprobarile corespunzatoare ale conducerii Datanet Systems. Angajatilor Datanet Systems nu le este permis sa accepte sau sa ofere cadouri ce depasesc 150 euro / persoana sau activitate de divertisment ce depaseste 400 euro per ocazie. Toate cadourile si activitatile de divertisment oferite de catre companie, trebuie sa fie aprobate intern cu Note de achizitie (prin aplicatia IT de gestionare a resurselor interne = Resource management).

Toate cadourile si activitatile de divertisment ce depasesc 150 euro respectiv 400 euro, acceptate de catre angajati trebuie sa fie anuntate pe email catre Directorul executiv, Directorul executiv adjunct si Responsabilul de resurse umane.

Contributii si activitati caritabile

Datanet Systems incurajeaza spiritul generos al membrilor echipei Datanet Systems si incurajeaza personalul Datanet Systems sa ofere voluntar timpul, talentele si energia pentru a sprijini cauzele caritabile, cu conditia ca acestea sa nu intre in conflict cu interesele Datanet Systems, sa nu se reflecte negativ asupra Datanets Systems si sa nu genereze, direct sau indirect, situatii ce pot fi interpretate ca acte de dare de mita sau practici neetice.

Ca exemple, Datanet Systems actioneaza pentru facilitarea educatiei in domeniul IT pentru tinerii talentati, pentru ajutorarea unor grupuri de persoane defavorizate, pentru ocrotirea mediului.

Datanet Systems poate fi trasa la raspundere pentru faptele partenerilor sai de afaceri atunci cand acestia actioneaza in numele sau. Prin urmare, partenerii de afaceri sunt selectati cu atentie, in baza unor criterii etice si comerciale rezonabile si folositi exclusiv pentru scopuri legale de afaceri. Cei care sunt angajati sa actioneze in numele Datanet Systems sunt obligati sa respecte Politica anti-mita si Codul de Conduita Datanet Systems pentru Partenerii de Afaceri.

Plati de facilitare.

Datanet Systems nu efectueaza si nu accepta plati de facilitare, indiferent de suma sau circumstante.

Contributii politice

Datanet Systems nu face contributii politice, directe sau indirecte, catre nici un partid politic, organizatie politica sau candidat politic si nu permite angajatilor acesteia sa efectueze astfel de contribuitii in numele companiei. Orice implicare politica personala a angajatilor trebuie sa fie clar delimitata de activitatile profesionale si sa nu implice in nici un fel resursele companiei, influentarea deciziilor sau crearea unor conflicte de interese.

Raportarea

Datanet Systems are o politica de zero toleranta fata de coruptie si incalcari ale acestei politici sau ale legiilor aplicabile. Orice incalcare reala sau potentiala trebuie raportata imediat Managerului de Conformitate, avertizorilor sau prin orice alt canal de raportare disponibil.